Bản tin email của cửa hàng nhỏ nên gửi đều đặn một đến hai lần mỗi tháng, theo một khung cố định gồm một nội dung hữu ích chính, một tin của cửa hàng và một lời mời mua nhẹ nhàng. Khung cố định giúp bạn soạn nhanh, còn khách quen được nhịp và biết mở thư ra sẽ có gì.
Phần lớn bản tin của doanh nghiệp nhỏ chết sau ba bốn số vì người làm hết ý tưởng hoặc vì thư nào cũng là danh sách sản phẩm giảm giá. Bài này đưa ra khung nội dung, cách lên ý tưởng cả năm, lịch gửi, và quy trình soạn có AI hỗ trợ để mỗi số chỉ tốn khoảng hai giờ.
Bản tin dùng để làm gì, và không dùng để làm gì
Bản tin định kỳ giữ cho khách nhớ đến bạn giữa hai lần mua. Một người mua cây cảnh lần đầu có thể vài tháng sau mới cần chậu mới hay phân bón; trong khoảng thời gian đó, mỗi tháng nhận một thư chỉ cách chăm cây theo mùa khiến họ quay lại đúng cửa hàng khi có nhu cầu, thay vì tìm kiếm từ đầu.
Bản tin không phải nơi đăng lại mọi bài trên mạng xã hội, cũng không phải tờ rơi điện tử. Nếu thư nào cũng chỉ là ảnh sản phẩm và giá giảm, khách sẽ học được rằng chỉ cần mở thư khi đang muốn mua, tức là phần lớn thời gian họ không mở. Tỉ lệ mở thấp kéo dài còn khiến nhà cung cấp hộp thư xếp thư của bạn xuống mục quảng cáo.
Một cách nghĩ hữu ích: mỗi số bản tin phải đáng đọc ngay cả với người tháng này không mua gì. Nếu bạn bỏ phần bán hàng đi mà thư vẫn có ích, đó là bản tin tốt. Nếu bỏ phần bán hàng đi mà thư trống rỗng, bạn đang gửi quảng cáo trá hình.
Khung ba phần cố định cho mỗi số
Khung dưới đây áp dụng được cho hầu hết cửa hàng bán lẻ và dịch vụ nhỏ. Giữ đúng thứ tự trong nhiều tháng để khách quen.
| Phần | Độ dài gợi ý | Nội dung | Ví dụ giả định cho tiệm trà |
|---|---|---|---|
| Nội dung chính hữu ích | Khoảng hai trăm đến ba trăm chữ | Một hướng dẫn, một mẹo, một câu trả lời cho câu hỏi khách hay hỏi | Pha trà xanh bằng nước bao nhiêu độ để đỡ chát |
| Tin của cửa hàng | Năm mươi đến một trăm chữ | Hàng mới về, đổi giờ mở cửa, chuyện hậu trường | Đợt trà mới vừa thu hái ở Thái Nguyên, cách bảo quản khác đợt trước |
| Lời mời mua nhẹ | Một hai câu và một nút | Gợi ý một sản phẩm liên quan nội dung chính | Bộ ấm chén hợp để pha trà xanh nhiệt độ thấp |
| Cuối thư | Vài dòng | Mời trả lời thư, địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp, đường huỷ nhận | Bạn muốn số sau nói về loại trà nào, cứ trả lời thư này |
Tỉ lệ hữu ích và bán hàng nên nghiêng hẳn về phía hữu ích, khoảng bốn phần năm thư là nội dung, một phần năm là lời mời. Trong những dịp bán hàng lớn của năm, bạn có thể gửi thêm thư bán hàng riêng, nhưng giữ bản tin định kỳ đúng tinh thần của nó.
Lên ý tưởng cho mười hai số trong một buổi
Hết ý tưởng là lý do số một khiến bản tin dừng. Lên danh sách cả năm ngay từ đầu giúp bạn không phải ngồi nhìn trang trắng mỗi tháng. AI hữu ích ở bước này vì nó đưa ra nhiều hướng để bạn lọc.
- Gom nguyên liệu thật: những câu khách hỏi nhiều nhất qua tin nhắn và tại quầy trong ba tháng qua, ghi lại bằng lời của khách, bỏ tên người hỏi.
- Liệt kê mùa vụ và dịp trong năm liên quan đến ngành bạn: mùa mưa, mùa nồm, Tết, mùa tựu trường, mùa cưới.
- Câu lệnh mẫu: "Bạn là biên tập viên bản tin của một tiệm trà nhỏ bán cho người mới tập uống trà. Dựa trên danh sách câu hỏi của khách và lịch mùa vụ dưới đây, đề xuất mười hai chủ đề bản tin cho mười hai tháng, mỗi chủ đề kèm một câu giải thích vì sao khách tháng đó cần đọc. Không đề xuất chủ đề về công dụng chữa bệnh."
- Lọc lại: bỏ chủ đề bạn không đủ hiểu biết để viết cho đúng, bỏ chủ đề trùng nhau, bỏ chủ đề chỉ là cớ để bán.
- Xếp mười hai chủ đề vào lịch, ghi kèm sản phẩm liên quan cho phần lời mời.
Danh sách này không cố định. Khi khách trả lời thư hỏi một câu hay, đưa nó vào danh sách và đổi chỗ với một chủ đề kém hơn.
Gửi bao lâu một lần và vào lúc nào
Tần suất phù hợp là tần suất bạn giữ được đều trong một năm. Hai số mỗi tháng đều đặn tốt hơn bốn số tháng đầu rồi im lặng ba tháng. Với cửa hàng do một hai người vận hành, một số mỗi tháng là mức hợp lý để bắt đầu; khi đã quen tay và có đủ ý, tăng lên hai số.
Đã hứa tần suất nào lúc khách đăng ký thì giữ đúng như vậy. Khách đăng ký nhận hai thư mỗi tháng mà nhận thư mỗi tuần sẽ thấy bị làm phiền và huỷ. Nếu muốn tăng tần suất, hãy báo trước trong một số bản tin và cho khách chọn giữ nhịp cũ.
Về giờ gửi, không có giờ vàng nào áp dụng cho mọi danh sách. Nhân viên văn phòng hay mở thư đầu giờ sáng và giờ nghỉ trưa, phụ huynh có khi mở buổi tối sau khi con ngủ. Cách làm là chọn một giờ hợp lý, giữ nguyên hai ba tháng, rồi thử dời sang khung giờ khác trong vài số và so lượt nhấp. Nhiều công cụ có tính năng tự chọn giờ gửi theo thói quen từng người; nếu dùng, vẫn nên so kết quả với giờ cố định trước khi tin hẳn.
Quy trình soạn mỗi số với AI trong khoảng hai giờ
Khi đã có khung và danh sách chủ đề, việc soạn mỗi số trở thành một quy trình lặp lại. Phân chia việc giữa bạn và AI như sau:
- Bạn viết dàn ý nội dung chính bằng gạch đầu dòng, gồm những điều bạn biết chắc từ kinh nghiệm bán hàng.
- AI viết bản nháp từ dàn ý, với yêu cầu giữ giọng cửa hàng, độ dài trong khoảng đã định, không thêm sự thật mới.
- Bạn kiểm từng con số, từng lời khuyên trong bản nháp. AI hay thêm chi tiết nghe hợp lý nhưng không có trong dàn ý, ví dụ một nhiệt độ hay một thời gian ủ chính xác.
- AI đề xuất năm tiêu đề và năm dòng xem trước; bạn chọn và sửa.
- Bạn tự viết phần tin cửa hàng, vì đây là chỗ khách cảm nhận con người thật và AI không biết chuyện gì vừa xảy ra ở tiệm.
- Gửi thử tới hai ba hộp thư khác nhau, mở trên điện thoại, bấm thử mọi nút.
Đừng dán danh sách người đăng ký hay lịch sử mua hàng vào AI khi soạn bản tin. Bản tin gửi chung cho cả danh sách, nên AI chỉ cần biết cửa hàng bán gì và khách thường hỏi gì, không cần biết khách là ai.
Trình bày cho dễ đọc trên điện thoại
Phần lớn khách mở thư trên điện thoại, nên bản tin cần đọc được bằng một tay. Một cột duy nhất, chữ đủ to, đoạn văn ngắn hai ba câu, ảnh không quá nặng. Mẫu thư nhiều cột nhìn đẹp trên máy tính thường vỡ thành từng mảnh trên màn hình nhỏ.
Đừng đặt chữ quan trọng trong ảnh. Một số ứng dụng thư chặn ảnh mặc định, khi đó khách chỉ thấy khung trống. Ảnh chứa toàn bộ nội dung cũng làm bộ lọc thư rác nghi ngờ vì đây là cách người gửi rác hay dùng để giấu chữ. Hãy viết nội dung bằng chữ, ảnh chỉ để minh hoạ, và luôn điền mô tả thay thế cho ảnh.
Nút bấm nên to, đặt ở giữa, ghi rõ việc khách sẽ làm, ví dụ "Xem cách pha" thay vì "Bấm vào đây". Mỗi số chỉ nên có một nút chính; các liên kết phụ để dạng chữ thường. Thư nhiều nút ngang hàng khiến khách không biết bấm gì, và cuối cùng không bấm gì.
Ví dụ giả định: một số bản tin hoàn chỉnh của tiệm trà
Để dễ hình dung, đây là một số bản tin giả định của một tiệm trà nhỏ, gửi vào tháng mười một. Tiêu đề: "Pha trà xanh bằng nước sôi, vì sao lại chát?". Dòng xem trước: "Một thay đổi nhỏ ở ấm nước, chén trà dịu hẳn". Thư mở bằng câu chào ngắn của chủ tiệm, rồi đi thẳng vào nội dung chính: vì sao nước quá nóng làm trà xanh đắng, cách để nước nguội bớt khi không có ấm chỉnh nhiệt, thử với lượng trà ít trước khi pha cả ấm.
Phần tin của tiệm kể rằng đợt trà mới vừa về, lá nhỏ và xoăn hơn đợt trước, nên tiệm khuyên ủ ngắn hơn một chút. Phần lời mời chỉ có hai câu: nếu bạn hay pha trà cho cả nhà, bộ ấm chén dung tích vừa đang có ở tiệm, kèm một nút "Xem bộ ấm chén". Cuối thư là lời mời trả lời: bạn đang gặp khó gì khi pha trà, gửi tiệm biết để số sau giải đáp.
Cả thư khoảng bốn trăm chữ, đọc trên điện thoại hết chưa tới hai phút. Người không mua gì vẫn có được một mẹo dùng ngay chiều hôm đó. Đó là thước đo đơn giản cho mọi số bản tin của bạn.
Đọc số liệu bản tin mà không tự dọa mình
Lượt nhấp quan trọng hơn lượt mở. Tỉ lệ mở hiện bị đếm cao hơn thật vì một số ứng dụng thư tự tải nội dung thư trước khi người dùng mở. Lượt nhấp vào nút chính phản ánh sát hơn việc khách có quan tâm hay không.
So số này với số trước của chính bạn. Mỗi ngành, mỗi danh sách có mức riêng. So với con số trung bình đọc được ở đâu đó dễ làm bạn hoặc chủ quan, hoặc nản. Hãy so ba số gần nhất của chính mình.
Đếm thư trả lời. Một bản tin có vài khách trả lời hỏi thêm là bản tin đang sống, dù tỉ lệ nhấp không cao. Ghi lại các câu hỏi đó, chúng là nguồn chủ đề cho những số sau.
Xem người huỷ nhận theo từng số. Vài người huỷ sau mỗi số là bình thường và còn có lợi, vì danh sách gọn hơn. Một số có lượt huỷ tăng vọt thì đọc lại xem nội dung có lệch khỏi lời hứa không.
Câu hỏi thường gặp
Bản tin email của cửa hàng nhỏ nên gửi bao lâu một lần?
Một đến hai số mỗi tháng là mức hợp lý với cửa hàng do ít người vận hành. Quan trọng hơn tần suất là sự đều đặn và đúng với lời hứa lúc khách đăng ký. Hai số mỗi tháng giữ được cả năm tốt hơn gửi dồn rồi im lặng.
Bản tin nên có bao nhiêu phần bán hàng?
Nên để khoảng một phần năm thư cho lời mời mua, phần còn lại là nội dung hữu ích và tin của cửa hàng. Thư nào cũng toàn sản phẩm giảm giá sẽ khiến khách chỉ mở khi muốn mua, và tỉ lệ mở giảm dần theo thời gian.
Có nên để AI viết toàn bộ bản tin không?
Không nên. AI hợp để viết bản nháp từ dàn ý của bạn, gợi ý chủ đề và tiêu đề. Bạn cần tự kiểm mọi con số, lời khuyên và tự viết phần tin cửa hàng, vì AI hay thêm chi tiết nghe hợp lý nhưng không đúng.
Hết ý tưởng viết bản tin thì làm sao?
Ghi lại những câu khách hỏi qua tin nhắn và tại quầy, kết hợp với lịch mùa vụ của ngành, rồi nhờ AI đề xuất danh sách chủ đề cho cả năm. Lọc bỏ chủ đề bạn không đủ hiểu biết để viết đúng và chủ đề chỉ là cớ để bán.
Gửi bản tin vào giờ nào thì nhiều người mở nhất?
Không có giờ chung cho mọi danh sách. Hãy chọn một giờ hợp lý với thói quen của khách, giữ nguyên vài số, rồi thử khung giờ khác và so lượt nhấp. Tính năng tự chọn giờ của công cụ gửi thư cũng cần được so trước khi tin hẳn.
Có cần thiết kế bản tin thật đẹp không?
Không cần cầu kỳ. Một cột chữ rõ ràng, đoạn ngắn, ảnh minh hoạ nhẹ và một nút chính đọc tốt trên điện thoại hơn mẫu nhiều cột. Đừng đặt nội dung chính trong ảnh vì nhiều ứng dụng thư chặn ảnh mặc định.