Email marketing của doanh nghiệp nhỏ thường rơi vào thư rác vì bốn lý do theo thứ tự hay gặp: tên miền gửi thư chưa được xác thực, danh sách lẫn nhiều địa chỉ cũ hoặc người không quan tâm, khách khó tìm nút huỷ nên bấm báo spam, và nội dung có những dấu hiệu quen của thư rác. Sửa theo đúng thứ tự đó thường hiệu quả hơn ngồi đổi từng chữ trong tiêu đề.
Bài này dành cho người tự gửi email cho cửa hàng hay doanh nghiệp nhỏ, không có chuyên viên kỹ thuật. Bạn sẽ biết cách nhận ra thư đang vào đâu, những bản ghi xác thực cần nhờ người quản lý tên miền bật, cách dọn danh sách, và AI giúp được gì trong việc này.
Nhận ra thư đang vào đâu
Dấu hiệu đầu tiên thường là tỉ lệ mở hoặc lượt nhấp tụt hẳn so với các đợt trước, trong khi nội dung không thay đổi nhiều. Dấu hiệu thứ hai là khách nói không thấy thư, hoặc thấy trong mục thư rác. Dấu hiệu thứ ba là công cụ gửi thư báo nhiều thư bị trả lại hoặc tỉ lệ báo spam tăng.
Cách kiểm đơn giản: tạo vài hộp thư thử ở các nhà cung cấp khác nhau, đăng ký vào danh sách của chính bạn như một khách bình thường, rồi xem thư đến đâu sau mỗi đợt gửi. Đừng chỉ kiểm bằng hộp thư công ty của mình, vì nhiều khi hộp thư đó đã quen thư của bạn và luôn cho vào hộp chính.
Cần phân biệt mục thư rác với mục quảng cáo. Một số hộp thư tự chia thư thành nhiều mục, và thư bản tin vào mục quảng cáo là bình thường, không phải bị phạt. Vào mục thư rác mới là vấn đề cần sửa. Khi thư vào mục quảng cáo, cách tốt nhất là mời khách trong thư chào mừng kéo thư sang mục chính, chứ không phải dùng mẹo trình bày để đánh lừa bộ phân loại.
Ba bản ghi xác thực tên miền: làm gì, ai làm
Nếu bạn gửi thư từ địa chỉ thuộc tên miền riêng của cửa hàng, ba bản ghi dưới đây giúp hộp thư của người nhận tin rằng thư thật sự từ bạn. Chúng được thêm vào phần quản lý tên miền, thường do người quản lý trang web hoặc nhà cung cấp tên miền làm theo hướng dẫn của công cụ gửi thư.
| Bản ghi | Nói với hộp thư người nhận điều gì | Thiếu thì sao |
|---|---|---|
| SPF | Những máy chủ nào được phép gửi thư thay tên miền này | Thư từ công cụ gửi thư có thể bị coi là giả danh |
| DKIM | Thư có chữ ký số chứng minh không bị sửa trên đường đi | Hộp thư không chắc thư còn nguyên vẹn, giảm độ tin cậy |
| DMARC | Tên miền muốn hộp thư xử lý ra sao với thư không qua được kiểm tra, và gửi báo cáo về đâu | Kẻ gian dễ giả danh tên miền của bạn, thư thật cũng kém tin cậy hơn |
Từ năm 2024, một số nhà cung cấp hộp thư lớn đã siết yêu cầu với người gửi số lượng lớn: phải xác thực tên miền, có cách huỷ đăng ký dễ dàng, và giữ tỉ lệ bị báo spam ở mức thấp. Ngưỡng cụ thể có thể thay đổi, nên hãy đọc hướng dẫn hiện hành của công cụ gửi thư bạn dùng. Nếu đang gửi từ hộp thư miễn phí với tên hiển thị là tên cửa hàng, nên chuyển sang tên miền riêng khi danh sách đã lớn.
Dọn danh sách: bỏ bớt để thư đến được người còn lại
Danh sách càng nhiều địa chỉ không ai mở, hộp thư càng nghi thư của bạn là không mong muốn. Dọn danh sách định kỳ là việc khó làm về tâm lý nhưng có lợi rõ. Quy trình gợi ý:
- Xoá ngay các địa chỉ bị trả lại vĩnh viễn, tức địa chỉ không tồn tại. Phần lớn công cụ tự làm việc này, nhưng hãy kiểm.
- Lọc những người không mở và không nhấp thư nào trong khoảng sáu tháng, hoặc khoảng thời gian phù hợp với nhịp gửi của bạn.
- Gửi cho nhóm đó một thư hỏi thẳng: bạn có muốn tiếp tục nhận thư không, kèm một nút "Có, tiếp tục gửi".
- Sau một hai tuần, ai không bấm thì chuyển ra khỏi danh sách gửi thường xuyên. Không xoá dữ liệu đồng ý cũ nếu cần lưu bằng chứng, nhưng ngừng gửi.
- Kiểm nguồn đăng ký của những địa chỉ không bao giờ mở. Nếu phần lớn đến từ một nguồn, như một đợt hội chợ đổi quà, cân nhắc thay đổi cách thu ở nguồn đó.
Nhiều người tiếc vì danh sách bị rút ngắn. Nhưng địa chỉ không ai đọc không mang lại gì, lại kéo theo cả thư gửi cho người đang đọc. Một danh sách nhỏ hơn mà vào hộp chính có giá trị hơn danh sách lớn mà vào thư rác.
Nút huỷ đăng ký: dễ thấy để khách không bấm báo spam
Đặt ở chỗ khách tìm được. Cuối thư, chữ đủ to, không tô cùng màu với nền. Khách không tìm được nút huỷ sẽ dùng nút báo spam của hộp thư, và mỗi lượt báo spam gây hại nhiều hơn một lượt huỷ.
Một lần bấm là xong. Không bắt đăng nhập, không bắt nhập lại email, không hỏi năm câu lý do. Có thể hỏi một câu tuỳ chọn sau khi đã huỷ xong.
Bật tiêu đề huỷ đăng ký một chạm. Nhiều hộp thư hiện sẵn nút huỷ cạnh tên người gửi nếu thư có thông tin kỹ thuật tương ứng. Phần lớn công cụ gửi thư hỗ trợ; hãy kiểm tính năng này đã bật chưa.
Cho lựa chọn giảm thay vì huỷ. Trang huỷ có thể gợi ý nhận ít thư hơn, ví dụ chỉ bản tin tháng, cho những người thấy phiền vì tần suất chứ không phải vì nội dung.
Thực hiện ngay. Người đã huỷ không được nhận thêm thư quảng cáo nào. Quy định chống thư rác hiện hành yêu cầu tôn trọng việc từ chối của người nhận; đọc bản hiện hành để biết thời hạn cụ thể.
Nội dung và trình bày dễ bị nghi là rác
Nội dung hiếm khi là nguyên nhân duy nhất, nhưng nó cộng vào các yếu tố khác. Những điểm nên kiểm trước mỗi đợt:
- Thư chỉ có một ảnh lớn chứa toàn bộ nội dung, gần như không có chữ.
- Quá nhiều liên kết, hoặc liên kết qua dịch vụ rút gọn đường dẫn, vốn hay bị lạm dụng.
- Liên kết trỏ tới tên miền khác hẳn tên miền gửi thư mà không có lý do rõ.
- Tiêu đề viết hoa toàn bộ, nhiều dấu chấm than, hứa hẹn quá mức.
- Thiếu phiên bản chữ thuần của thư, thiếu địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp ở cuối thư.
- Tệp đính kèm, nhất là tệp nén hoặc tệp văn phòng có macro. Bản tin không nên có đính kèm; nếu cần, đặt tài liệu trên trang web và dẫn tới.
AI giúp được ở bước rà nội dung: dán bản thư đã bỏ thông tin khách, nhờ chỉ ra những chỗ có thể bị bộ lọc nghi ngờ và giải thích vì sao. Nhưng AI không biết danh tiếng tên miền hay tình trạng danh sách của bạn, nên nó không thể nói chắc thư sẽ vào đâu. Đừng dùng AI để viết lại nội dung theo kiểu lách bộ lọc, như thay chữ bằng ký tự giống nhau; cách đó làm thư kém tin cậy hơn.
Bốn con số cần xem sau mỗi đợt gửi
Không cần bảng báo cáo phức tạp để giữ thư khỏi thư rác. Sau mỗi đợt gửi, mở báo cáo của công cụ và ghi vào một bảng tính bốn con số dưới đây, cạnh con số của các đợt trước:
- Tỉ lệ trả lại: bao nhiêu thư không đến được hộp thư nào. Tăng đột ngột nghĩa là danh sách có nhiều địa chỉ hỏng, thường do một nguồn đăng ký kém.
- Tỉ lệ báo spam: bao nhiêu người bấm nút báo thư rác. Đây là con số nguy hiểm nhất, chỉ cần nhích lên một chút cũng đáng dừng lại tìm nguyên nhân.
- Tỉ lệ huỷ đăng ký: vài người mỗi đợt là bình thường. Tăng vọt sau một thư cụ thể nghĩa là thư đó lệch khỏi điều khách mong đợi.
- Lượt nhấp theo nhà cung cấp hộp thư: nếu công cụ cho xem, so lượt nhấp của người dùng các hộp thư khác nhau. Một nhà cung cấp tụt hẳn trong khi các nơi khác bình thường là dấu hiệu thư đang vào thư rác ở riêng nơi đó.
Nhiều nhà cung cấp hộp thư lớn có công cụ miễn phí cho người gửi xem danh tiếng tên miền và tỉ lệ bị báo spam từ phía họ. Nếu bạn gửi đều đặn cho vài nghìn người trở lên, nhờ người quản lý tên miền đăng ký các công cụ này. Báo cáo DMARC gửi về hộp thư bạn chỉ định cũng cho biết có ai đang giả danh tên miền của bạn để gửi thư hay không; có thể nhờ AI đọc giải thích báo cáo, sau khi đã kiểm báo cáo không chứa địa chỉ email của khách.
Tên miền mới hoặc lâu không gửi: tăng dần số lượng
Một tên miền mới, hoặc một tên miền đã lâu không gửi thư, chưa có lịch sử để hộp thư tin. Nếu hôm đầu tiên gửi cùng lúc cho vài nghìn người, nhiều thư có thể bị chậm lại hoặc đưa vào thư rác. Cách an toàn là bắt đầu với những người tương tác tốt nhất, như khách đăng ký gần đây hoặc khách thường mở thư, rồi tăng dần số lượng qua vài tuần.
Ví dụ giả định: một cửa hàng đồ gốm ở Bắc Ninh chuyển từ hộp thư miễn phí sang tên miền riêng. Tuần đầu, cửa hàng chỉ gửi bản tin cho khoảng ba trăm người đăng ký trong ba tháng gần nhất. Tuần sau thêm những người đăng ký trong sáu tháng, rồi mới tới phần còn lại. Trong lúc đó, người phụ trách theo dõi tỉ lệ trả lại và báo spam sau mỗi đợt, thấy tăng thì dừng lại kiểm.
Nếu bạn dùng công cụ gửi thư phổ biến với máy chủ dùng chung, danh tiếng một phần phụ thuộc vào công cụ, nhưng phần tên miền và danh sách vẫn là của bạn. Chuyển công cụ không xoá được vấn đề nếu danh sách vẫn như cũ.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao email marketing của mình bị vào thư rác?
Bốn lý do hay gặp là tên miền gửi chưa xác thực, danh sách lẫn nhiều địa chỉ cũ hoặc không ai mở, khách khó tìm nút huỷ nên bấm báo spam, và nội dung có dấu hiệu của thư rác. Nên kiểm theo đúng thứ tự đó trước khi sửa câu chữ.
SPF, DKIM, DMARC là gì và ai cài đặt?
Đó là ba bản ghi trong phần quản lý tên miền giúp hộp thư người nhận xác minh thư thật sự từ bạn. Người quản lý trang web hoặc nhà cung cấp tên miền thêm chúng theo hướng dẫn của công cụ gửi thư bạn dùng.
Thư vào mục quảng cáo có phải bị phạt không?
Không. Một số hộp thư tự xếp thư bản tin vào mục quảng cáo, đó là phân loại bình thường. Vào mục thư rác mới là vấn đề. Có thể mời khách kéo thư sang mục chính trong thư chào mừng.
Có nên xoá người lâu không mở email khỏi danh sách không?
Nên gửi cho họ một thư hỏi còn muốn nhận không, rồi ngừng gửi cho người không phản hồi. Địa chỉ không ai đọc làm hộp thư nghi thư của bạn là không mong muốn, kéo theo cả thư gửi cho người đang đọc.
AI có giúp kiểm email có vào thư rác không?
AI có thể chỉ ra chỗ trong nội dung dễ bị nghi ngờ nếu bạn dán bản thư đã bỏ thông tin khách. Nhưng nó không biết danh tiếng tên miền hay tình trạng danh sách của bạn, nên không thể khẳng định thư sẽ vào hộp nào.
Đổi sang công cụ gửi email khác có hết bị vào thư rác không?
Thường là không, nếu danh sách và tên miền vẫn như cũ. Công cụ ảnh hưởng một phần, nhưng phần lớn danh tiếng gắn với tên miền gửi và chất lượng danh sách của bạn. Sửa hai thứ đó trước khi đổi công cụ.